最近のビジネスメールで気をつけたいこと、NG事例4つ
最近は仕事の連絡は電話でなく、メールであったり、チャットで済ませてしまうなんてことも少なくないでしょう。もちろん便利なツールではありますが、会って話をしたり、電話で話をするのとは訳が違いますから、注意が必要な部分も少なくありません。
特に仕事関係であれば、メール一つであなたの印象を悪くしてしまう可能性だってあるのです。そこで今回は、メールでやり取りをする時に注意しておくべきことをいくつかご紹介したいと思いますので、相手に不快感を与えないようにしっかりと意識しておきましょう。
1. “w”
友人相手であれば問題ありませんが、やはり仕事上の付き合いである人に対しては注意が必要でしょう。もちろん様々な絵文字もあり、表現も自由になりつつありますが、注意しておきたいことの１つとして考えておいたほうがよいでしょう。
では(笑)は許せるのか？というと、”w”に比べれば全然ましですが、目上の人であったり、立場が上の人には適さないということは肝に銘じておくべきです。
若い世代であれば浸透しているかと思われるかもしれませんが、20代であっても”ｗ”この表記はかなり不評ということを忘れないようにしましょう。
文章はとても難しいものです。マジメに書くと堅すぎる印象になってしまう為、やわらかくしようと考えているかと思いますが、即刻、改めたほうがいいでしょう。
2. 音を伸ばす表記”－”
文章に不必要な”－”は使用しないようにしましょう。
きっと前項の”W”を使っている人に比べれば少ない印象ですが、不適切な場所にこの”音引き”が入っているとバカっぽく思われてしまうので注意が必要です。
利用している人からすれば、前項同様、和やかな印象を与えるかと思いますがこれも相手からすると不快感しか感じませんので注意が必要です。
最近は文章自体が昔に比べるとよくも悪くも自由になりつつあるように思いますが、仕事は基本遊びではありません。まだそういった内容の文章が受け入れられる時代でないということはしっかりといしきしておいたほうがいいでしょう。
もちろんこの先、受け入れられる時代が来るかというのも不明ですが…。
3. 相手と自分の名前を入れない
小規模なオフィスなどで社内メールなであればいきなり用件から入るようなメールでも問題ないが、社外に向けていきなり用件から入るようなことはしていないでしょうか？
まずは、相手の名前を記載し、場合によっては自分の名前、そして挨拶を入れることは基本にしたほうが良いでしょう。自分の名前は文章の最後でも構いませんが、入れないよりいれた方が丁寧な印象をうけます。
また会社名や部署名などについてはそれほど気にはされないものの、初めての用件であったりする場合は、会社の名前など入れたほうがきちんとしている印象を受けます。
案件などで引き続きメールのやり取りがあるのであれば名前だけ記載してそれ以外は省略しても問題ありませんが、ケースバイケースで対応を考えたほうが良いでしょう。
4. 「すいません」はNG
日本人というのは何時でも相手を敬う姿勢というのは忘れないでおいたほうがいいでしょう。もちろん信頼のおける相手に親近感を持たせる為には有効的な場合もありますが、基本社会人として「すいません」を使うのではなく、「申し訳ありません」「申し訳ございません」としっかりした敬語を使えるようにしておきたいところです。
印象的に堅苦しい感じがするかもしっれませんが、きちんとした言葉遣いが出来るというのは一種のステータスです。
しょうもないところを突っ込まれるより、きちんとした対応をするほうがいいのではないでしょうか？
まとめ
いかがでしたか
相手が不快になる可能性の高い危険なメールの言葉ですが、現状気にせず使っていたなんて事はないでしょうか？
最近は、フェイスブックやLINEなどのメッセージで業務の連絡をするケースも多々あるかと思いますが、自分はもちろんのこと、同僚や後輩などがミスを犯さないようにさりげなく注意してみてはいかがでしょうか。
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