ビジネスでもプライベートでも意識して!読みやすいメール文章作成術!!
仕事をしていればメールする機会というのは多いですよね。
もちろん友人のような相手であればそこまで複雑に考える必要などもないかと思いますが、取引先相手であったり、また複雑な業務案内であったりはあるのではないかと思いますが、きちんと相手に本位を伝えなければ意味がありません。
ただこのメール、話せば細かいニュアンスなども伝えやすいのですが、どうも活字の場合だと細かいニュアンスを伝えるのに苦労してしまうことなども少なくありません。
もちろん会って話すことに比べれば電話であっても伝えづらい部分などはもちろんあるのですが、メールとなるとさらに難しく感じるのが一般的です。ただ一生懸命考えた文章が相手にとってわかりやすいものかどうかというのもまたわかりません。
正直、”読みづらい”文章を送られたりしたというのをあなた自身も経験したりしたことがあるのではないでしょうか？
そこで今回はコミュニケーションツールとして今ではなくてはならないメールですが、どうすれば相手は読みやすかったり理解しやすかったりするのかというのをご紹介したいと思います。もちろん仕事だけでなく、プライベートにでも流用できますので、相手に”わかりやすい”文章というのを心がけてみてはいかがでしょうか？
1. 漢字を少なくする
漢字というのは使い方によって非常に見づらい文章を作り上げてしまいます。
もちろんわざと漢字を多用しようとする人はあまりいないのではないかと思いますが、特別意識していないと今ではパソコンで変換なんて簡単なものですからついつい漢字を多用してしまう可能性があるのですが、そうすると読み手側からすれば、とっても読みづらい文章になってしまうのです。
例えばですが、動作・作用がどんな状態（どのように）かを表す副詞 「すぐに」「ときどき」など、場合によっては漢字ではなく、平仮名にしたほうが読みやすい場合もあります。また要件だけ伝えることに始終徹してしまいそうですが、疑問・感動などの意味を付け加える副詞 「とても」「もっと」「かなり」などを文章の中に構成すると見やすく相手にも伝わりやすいのです。
もしかすると書く側として、知識を見せつけたい気持ちを持っておられる方もいらっしゃるかもしれませんが、読む側としては読みづらさしか感じないということを考えておきましょう。
2. 短く・長くを取り入れる
一般的にメリハリのない文章というのはやはり疲れてしまいます。
短い文章もあれば、長い文章もあるというように混在させることでメールであっても印象をアップさせることができるのです。
もちろん物事を簡潔に伝える簡潔に伝えるという技術も必要なのですが、あまりにも簡潔な文章ばかりが続いてしまうとどうしても素っ気ない印象になってしまったり、細かいニュアンスなどを伝えることができません。
かといって、長文ばかりの文章が続くとそれもそれで読むことに苦痛を感じてしまうようになってしまうのです。また長い文章を書くことでのリスクもあるのです。
というのも長い文章を書いてあると長い文を書いていると、文頭と文末で書いてあることが被ってしまったり、ちぐはぐなことを書いてしまったりすることがあります。そういったミスを防ぐためにも、長い文章は少し控えめにして短い文で構成する方が相手にとっては読みやすい文章になるのです。
3. 語尾に変化をつける
いいことを書いてあっても文章をつまらなくしてしまう事もあるのです。
というのも語尾が毎回同じだとなんとなくリズムを悪く感じたり、その語尾の変化のなさに文章自体に興味を持ってもらえなくなる場合があります。
例えばですが、【ですます調】であれば、“～です”や“～ます”、“～でしょう”、“～ません”などを駆使して変化を付けるように努力することが大切です。
本当に些細な部分ではあるのですが、語尾が同じ文章を実際に読んでみればわかると思います。語尾に変化がないだけでどれだけいいことを書いていたとしても共感できることがなくなってしまうのです。
もちろん語尾を変化させるといっても、日本語の語尾のバリエーションなんてそこまでありませんから、毎回まったく違う語尾を使うのは現実問題として難しいかもしれません。ですので一旦は作成した文章を読み返してみて”同じ語尾が多すぎる…”感じるような部分があるのであれば違う語尾を使って表現できないか？という事を考えてみてもいいのではないでしょうか？
まとめ
いかがでしたか？
細かいことのように感じるかもしれませんが、やっぱりメールもコミュニケーションの一つです。しっかりと“読みやすい文章”というものを意識することで仕事であればチャンスに、プライベートであれば印象に大きく貢献してくれるでしょう。
もちろん1通、2通で判断されるわけではありませんから、日々の積み重ねが大事です。ですから今からでもみなさんもほんのひと手間で、自分の文章を読みやすいものに変えてみてください！
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